Як бути ефективним: 7 підтримуваних наукою способів працювати швидко

Написано Здоров'я, Поради, Психологія

Мій сусід по кімнаті в коледжі умів писати швидше за усіх інших. Якщо йому треба було написати роботу на 10 сторінок до 9 годин ранку четверга, він починав писати її о 6 годині ранку того ж дня. І найбожевільніше, що він завжди отримував “відмінно”. Я ніколи не міг зрозуміти, як він міг зробити за декілька годин те, на що у мене йшов цілий тиждень.

Коли я запитав його, як (і чому) він робив все в останню хвилину, він сказав, що йому потрібно тиск дедлайну, що настає, щоб підстебнути мотивацію. Він також сказав, що якщо відкласти справи на останню хвилину, вони і займуть всього хвилину. Мудрі слова.

Відкладання справ на останню хвилину може бути ефективним, але нервовим способом працювати швидше, тому я вирішив пошукати якісь інші науково-обгрунтовані альтернативи для підвищення ефективності. От як можна прискорити процес і підвищити продуктивність своєї праці.

1. Встановлюйте терміни для кожного завдання

Згідно із законом Паркінсона, кількість часу, який ви витрачаєте на виконання певного завдання, залежить від того, скільки часу ви на це виділяєте. Якщо ви не встановите дедлайну, то витратите на завдання стільки часу, скільки захочете. Але якщо ви обмежите час, то тиск, який ви випробуєте, намагаючись випередити час, змусить вас працювати швидше і завершити справу до закінчення терміну.

Обмеження часу на виконання завдань також може привести вас в стан ментального потоку. Потік – це коли ви настільки занурені в діяльність, що можете зосередитися тільки на цій згаданій діяльності, не помічаючи нічого навкруги, навіть свої думки, емоції і час. Іншими словами, ви просто в ударі.

Потік виникає, коли ви ставите чіткі цілі, які складні, але досяжні. Виконання їх вимагає повної уваги і контролю над своїми навичками.

Обмеження часу на виконання завдання – це ефективний спосіб запустити потік. Завершення завдання до витікання часу – досяжна мета, і вона створює досить тиску і стресу, щоб ви могли повністю зосередитися, дозволяючи вам використати свої навички на повну.

2. Розбивайте проекти на дрібніші завдання

Починати новий проект завжди складно. Треба виконати масу роботи, а фінішна риса ледве видно. Оскільки нагорода за це велике досягнення так далеко, здається, що починати навіть не варто. Так просто ухилятися від роботи, якщо ви не переживаєте почуття задоволення щодня.

Але що, якщо ви можете відчувати його кілька разів в день? Чи будете ви почувати себе енергійними і мотивованими, щоб працювати більше і швидше?

Harvard Business Review проаналізував більше 12 тисяч записів щоденників працівників розумової праці і виявив, що почуття прогресу, незалежно від того, велике воно або маленьке, – це найважливіший чинник, який сприяє розвитку емоцій, мотивації і сприйняття впродовж робочого дня. І чим частіше працівники відчували прогрес, тим продуктивніший вони були.

Якщо ви розбиваєте проекти на невеликі завдання, ви можете досягати невеликої мети або навіть декількох цілей за один день замість того, щоб досягти однієї основної мети за декілька днів, тижнів або навіть місяців. Постійне почуття прогресу – це те, що підвищує моральний дух і продуктивність в довгостроковій перспективі. Маленькі перемоги допоможуть вам працювати швидше.

4. Працюйте поряд з іншими людьми

Ви коли-небудь займалися спортом або грали на інструменті перед аудиторією? Ви відчували, що виступаєте перед глядачами краще, ніж коли навколо нікого немає? Коли я граю на гітарі і співаю наодинці, мені здається, що я звучу добре, але не відмінно. Але коли я граю і співаю перед друзями, я вважаю, що звучу, як Джастин Бібер.

Це психологічний феномен: якщо ви робите щось у присутності інших, їх оцінка підвищує ваш рівень психологічної залученості. Цей додатковий стрес допомагає вам краще виконувати відрепетирувані або прості завдання перед людьми в порівнянні з тим, коли ви наодинці. Психологи знаходили свідчення цього феномену у велосипедистів, студентів і навіть тарганів (так, вони примушували тарганів виконувати завдання перед аудиторією таргана).

Якщо ви відчуваєте, що освоїли якусь справу, але хочете збільшити швидкість її виконання, спробуйте працювати поряд з іншими людьми. Коли існує вірогідність, що за вами спостерігають і оцінюють те, що ви робите, ваш рівень стресу досягає оптимального рівня, спонукаючи вас працювати старанніше і швидше.

4.Працюйте з урахуванням ультрадіанних ритмів

Організм людини налаштований на 120-хвилинні біологічні інтервали, що називаються ультрадіанними ритмами. Впродовж перших 90 хвилин інтервалу ваша розумова енергія досягає спис, а після цього падає в течію приблизно 30 хвилин.

Щоб досягти максимальної швидкості і продуктивності, краще всього працювати 90-хвилинними спринтами, коли ваше тіло природно заряджене енергією, а потім робити 30-хвилинну паузу для відпочинку, коли ваше тіло природно виснажене. Це дозволяє вам повною мірою використати коливання рівня енергії вашого тіла.

Проте, утримувати увагу 90 хвилин може бути складно. Згідно Psychology Today, люди можуть залишатися зосередженими тільки 20-25 хвилин, а потім їх розум починає блукати.

Щоб зберігати концентрацію уваги під час 90-хвилинних спринтів, використайте техніку помодоро (25 хвилин роботи, 5 хвилин відпочинку).

Працюйте, коли ви повні природної енергії, відпочивайте, коли настає природне виснаження, робіть короткі перерви, щоб відновити концентрацію, і зрештою ви зможете досягти максимальної продуктивності і швидкості.

5. Слухайте білий шум

Музика завжди піднімає настрій, але навряд чи вона впливає на швидкість. Як пише Psychology Today, прослуховування музики із словами примушує мовні центри мозку приділяти більше уваги текстам пісень, ніж поточному завданню, якщо треба читати, писати або говорити.

Прослуховування нової музики також не сприяє продуктивності. Нова музика незнайома, і оскільки мозок любить новизну, під час прослуховування відбувається викид допаміну. Це привертає вашу увагу до музики і відволікає від роботи. Таким чином, навіть якщо ви слухаєте класичну музику або саундтреки до фільмів, де зазвичай немає слів, але ця музика нова для вас, вона може порушити вашу концентрацію.

Але що робити, якщо на робочому місці занадто шумно або ви втомилися слухати ці дратівливі звуки клацаючих клавіш або розмови колег?

Білий шум – ваше рішення.

За даними Journal of Consumer Research, навколишній шум при помірній гучності ідеально підходить для підвищення творчої продуктивності. Навушники з шумозаглушуванням і відтворення білого шуму дозволяють повторити цей ефект.

Білий шум підтримує концентрацію, тому що він постійний. Він звучить однаково, і ваш мозок звикає до нього. Звукові відволікаючі чинники більше на вас не діють. Це підвищує вашу концентрацію на поточному завданні і дозволяє вам працювати швидше.

6. Знайдіть партнера по відповідальності

Гретхен Рубін, відомий дослідник людської природи і щастя, нещодавно випустила книгу “Чотири тенденції” (The Four Tendencies), в якій розповідається, як люди реагують на очікування. Вона виявила, що людство ділиться на чотири категорії: “поборники”, “запитувачі”, “обов’язкові” і “бунтарі”.

Більшість людей належать до категорії обов’язкових. Вони з готовністю виправдовують зовнішні очікування, але ніяк не можуть відповідати очікуванням внутрішнім. Наприклад, обов’язкова людина ніколи не порушує дедлайни, але при цьому не може знайти час для тренувань.

Щоб допомогти їм виправдати і внутрішні очікування, “обов’язковим” важливо забезпечити зовнішній контроль за цими внутрішніми цілями. І один з найпотужніших інструментів – це партнер по відповідальності.

Ніхто не хоче підвести інших людей або здатися ледачим і непродуктивним. Така людська природа. Так, наприклад, можна пообіцяти керівникові або колезі, що писатимете 1000 слів щодня, і дозволити їм регулярно перевіряти вас – відмінна мотивація на те, щоб робити це і працювати ефективніше.

7. Заспокойте свого внутрішнього перфекціоніста

Досконалість – ворог продуктивності. Повторний перегляд роботи, потрійна перевірка на помилки і виконання додаткової роботи затримує прогрес, виснажує вашу енергію і може зруйнувати ваше емоційне здоров’я.

Проблема перфекціоністів в тому, що у них менталітет “все або нічого”. Якщо їх робота не ідеальна, вони вважають це провалом. Насправді ви можете скільки завгодно допрацьовувати і удосконалювати свою роботу, але після певного порогу ваші зусилля принесуть лише незначні поліпшення – а час буде упущений. Важливо пам’ятати, що більшість компаній вважають, що хороша робота і дотримання термінів – вже величезний успіх.

Джерело