Якщо розробити надійний метод щотижневого планування, це позбавить вас від декількох годин прокрастинації і нерішучості. Якщо говорити про те, що вам треба змінити якусь одну річ в управлінні часом, то цілеспрямоване планування майбутнього тижня, ймовірно, зробить найзначиміший вплив.
Моя система допомагає мені бути продуктивнішою і послідовною і досягати професійних цілей з меншими зусиллями і швидше, ніж зазвичай.
Що ж, вперед!
Плануйте тиждень по воскресіннях
В неділю варто виділити деякий час для роботи над календарем і вирішити, коли ви займетеся поглибленою роботою над вашими найважливішими цілями. Тижневі рамки дають найкращий результат: це дає перспективу і відчуття прогресу, але в той же час утримує вас в “активному режимі”.
Завчасно виділяючи час на виконання значимих проектів кожного тижня, ви також помітите позитивний побічний ефект: після того, як ви впишете в простий календар на тиждень все, що вимагається для просування до ваших цілей, ви зрозумієте, що у вас остаетеся ще багато часу для інших речей.
Ця проста вправа окриляє. Воно дозволило мені умістити в один тиждень більше, ніж зазвичай, зберігаючи спокій і відчуття порядку : все під контролем, я готовий виконати власний план.
Я наполягаю на цьому підході, коли допомагаю іншим настроювати систему виконання завдань, і це завжди призводить до різкого збільшення упевненості в собі і продуктивності.
Коротко: виділіть трохи часу в неділю вдень, щоб детально розписати подальші кроки.
Усвідомте завдання і робочий процес
Реальне життя примушує нас жонглювати своїми планами, які торкаються зустрічей, дзвінків, офісної політики, особистих доручень, адміністративної роботи і т. п. Вибір пріоритету включає рішення про те, як виконати непріоритетні завдання.
Заповнюючи календар, подумайте про ці чотири види діяльності :
- Забезпечили ви досить можливостей для “сфокусованої роботи” (роботи, що вимагає великих зусиль і високою віддачею, що володіє) на цей тиждень? Вам знадобляться тривалі блоки часу, які дозволять глибоко зануритися в складні завдання або справи, що вимагають високої концентрації. Це означає не заглядати в електронну пошту, не відповідати на дзвінки і ні на що не відволікатися в офісі. Тільки глибока робота, як визначив її Кел Ньюпорт.
- Чи Максимальна ваша здатність досягати “легких перемог” (невеликі зусилля, висока віддача) цього тижня, якщо використати час з розумом? Наприклад, складання бізнес-пропозиції або дзвінок потенційному клієнтові украй важливі для бізнесу (висока віддача), хоча вони займають мало часу або зусиль у відносному вираженні. Але іноді ми їх відкладаємо, тому що не відчуваємо потоку. Вихід в тому, щоб зібрати такі однотипні завдання в тригодинні слоти один або двічі в тиждень і виконувати їх одну за іншою. Якщо ваш мозок вже перейшов в стан потоку із завданням певного типу, йому буде легший перейти до наступної подібної, якщо вони заплановані разом.
- Чи Ефективно ви працюєте з “заповненням пропусків” (невеликі зусилля, низька віддача) впродовж дня? Ви можете перевіряти електронну пошту або займатися адміністративною роботою в перервах між зустрічами, по дорозі з роботи і на роботу або коли у вас є 15-30 вільних хвилин, за які неможливо впоратися зі значимішими завданнями. Я помітив, що корисно помітити їх спеціальним значком в робочому застосуванні, яке я використовую (Todoist), тому всякий раз, коли у мене з’являються пропуски впродовж дня, я знаю, чим можу зайнятися.
- Нарешті, “вбивці продуктивності” (низька віддача, серйозні зусилля). Ці завдання виснажують вашу енергію і мають мінімальну віддачу. Вони часто з’являються як невідкладні запити від інших людей. Чи можна делегувати їх комусь, хто краще зможе з ними впоратися або кому більше подобається займатися подібними справами? Чи можна їх автоматизувати за допомогою додатків? Или, можливо, віддати на аутсорс? Скільки часу ви віднімаєте у тих речей, які дійсно мають значення для вашого бізнесу, із-за цих “вбивць”? Якщо подивитися на них з точки зору вашої почасової оплати, може бути дешевший заплатити комусь за їх виконання.
Ваша черга!
Ми розмістимо ці блоки в календарі на кроці 4. Поки можна скласти короткий зразковий графік, розділивши список справ на цей тиждень між цими секторами.
Оберігайте час для речей, які просувають вас до ваших цілей
Щоб прорватися крізь туман і зосередитися на тому, що треба зробити до кінця тижня щоб то не було, я експериментував з підходами “Неділя-5” (Н5) і “День-3” (Д3).
Це жахливо просто і допомагає мені зосередитися на тому, що важливо, щоб домагатися максимальних результатів кожного тижня.
Щотижневі “Н5” справи : 5 речей, які мені треба зробити до кінця тижня, – не дивлячись ні на що.
Я також називаю їх “велика п’ятірка”.
Ніяких виправдань, це повинно бути зроблено до вихідних. Ці завдання зазвичай відносяться до сектора “сфокусована робота”, і раз вони внесені в календар, їх не можна відкладати.
Щоденні “Д3” завдання: кожен вечір я визначаю 3 речі, які треба зробити до кінця наступного дня.
Також відомі як “маленька трійка”.
До Д3-задачам може відноситися щось, що треба зробити, щоб просунутися вперед у виконанні Н5-задач. Ідея полягає в тому, щоб об’єднати щотижневий вибір пріоритетів з щоденним зобов’язанням виконувати як мінімум 3 відповідні завдання. Д3 можуть відноситися до сектора “легкі перемоги”: завдання, які не вимагають багато енергії або часу для виконання, але які роблять відчутний вплив на мій прогрес.
Ваша черга!
- В неділю увечері визначите Н5 на майбутній тиждень, а також Д3 на понеділок.
- Не знаєте, як визначити пріоритети? Надто багато “важливих” і “термінових” справ? Спробуйте запитати себе: “Як мені поєднати свій час, енергію і концентрацію з “важливими діями”, щоб просуватися до мети”? Обдумавши це, буде трохи легший вибрати ключові 5 речей, які наблизять вас до цілей наступного тижня.
Використайте свій календар в якості основного інструменту продуктивності
Після того, як ви класифікували свої завдання і робочий процес, чітко визначили свої Н5 і Д3, заповните порожній шаблон календаря на наступний тиждень. Це може бути Outlook, iCal або паперовий журнал.
Виділіть як мінімум 90 хвилин для кожного пункту з Н5. У цій статті ми фокусуємося на ваших професійних цілях, але список Н5 може включати інші важливі завдання – не лише робочі.
Кожен вечір плануйте свій наступний день і виділяйте як мінімум 30 хвилин для кожної з Д3-задач. Список Д3 на понеділок можна складати під час недільного планування.
Потім розподілите час для дзвінків, зустрічей і вторинних зобов’язань. Не забудьте виділити час на їжу, призначення лікаря, які-небудь доручення або особисті справи.
Зверніть увагу на “мертвий” час або час для відпочинку між більшими справами (або навіть під час поїздок) і плануйте використати цей час для “заповнення пропусків” : прогляньте документи, дайте відповідь на електронну пошту, накидайте замітку, поговоріть з колегою і так далі. Можна навіть присвятити цей час навмисної прокрастинацією, дозволивши своєму розуму відключитися від завдань, що вимагають невеликі зусилля, які з часом можуть принести додаткову цінність : прорекламуйте свій контент або професійну роботу у своїй фірмі, прочитайте корисні статті, поспілкуйтеся з клієнтами/партнерами в LinkedIn і т. д.
Дійте гнучко: якщо щось відбувається, і виникає необхідність перерозподілити час, зробіть це. Це нормально, якщо ви не видаляєте блок, а переносите його на альтернативний час. Чому? Тому що треба неухильно наслідувати пріоритети – інакше варто поставити питання, чи дійсно це “пріоритети”.
Якщо у вас “закінчилися слоти”, пора почати говорити “ні”. Так, легше перевантажити графік, чим сказати “ні” людям, які просять вашого часу. Але якщо ви погоджуєтеся на кожне прохання, то ваш час належить вже не вам, а їм. Я завжди закриваю “сфокусовані блоки”, навіть без чіткої повістки для кожного слота. Це допомагає мінімізувати незаплановані збої, оскільки люди зможуть згаяти ваш час тільки тоді, коли це вигідно вам.
Якщо вам здається, що ви застрягли в неефективному стані, записуйте, як з нього вийти. Чіткий опис завдань, які ви виконуєте щодня, допомагає визначити основні сили, які діють проти вас. Також це може показати, скільки часу вимагається для виконання деяких завдань – люди схильні недооцінювати, як швидко ми можемо добитися результату. Якщо ви відхиляєтеся від графіку або не можете дотримуватися його, треба попрацювати з цим: записуйте, як ви розподіляєте свій час впродовж дня з мінімальним кроком в 60 хвилин. Прогляньте щоденник у кінці тижня. Результати можуть вас здивувати.
Нагороджуйте себе, удосконалюйте процес, щоб закріпити звички, і відволікайтеся вчасно, щоб уникнути вигорання
Деякі завдання, необхідні для досягнення значимих цілей, бувають досить неприємними. Це не зміниться. Планування і системи ніколи не замінять важку роботу і жертви, якими б розумними ці системи не були. Іноді робота може бути в тягар і стомлювати.
Але ми можемо змусити наші психологічні упередження – наприклад, бажання отримувати негайну винагороду за довгострокові зобов’язання, – працювати на нас. Виробляйте стратегії, які підтримуватимуть мотивацію, коли ви хочете робити не “те, що треба”, а то, що хочете”.
Побалуйте себе
Ви напевно знаєте про існування карт лояльності і схем “постійно літальних пасажирів”. То чом би не створити для себе план “постійного виконавця”? Придумайте собі щоденні і щотижневі винагороди за виконання Н5 і Д3.
Один з моїх знайомих дозволяє собі подивитися годину безкоштовного Netflix без відчуття провини, як тільки зробить усі справи за день, інший використовує правило “Вільна п’ятниця”, якщо досягає тижневих цілей до обіду п’ятниці. Деякий час назад студентка моєї програми в IE Business School вирішила, що кластиме 20 євро в скарбничку кожного тижня, досягаючи мети “нуль тих, що входять в пошті”. Останнє, що я чув – її колекція взуття швидко пішла в гору!
Відчутна нагорода – це потужне джерело мотивації, і усі засоби хороші, коли йдеться про те, щоб тримати себе в тонусі. Я б порадив знайти способи зв’язати задоволення і обов’язки в керованих і мотивуючих часових межах.
Отримуйте задоволення, відстежуючи прогрес
Багато застосувань відстежують дії, що повторюються, або звички. Вони підтримують нашу відповідальність, коли ми починаємо трансформувати поведінку, показуючи нам прогрес і динаміку.
Згідно з деякими дослідженнями, що спостерігали за пацієнтами з сердечною недостатністю, яким було запропоновано внести радикальні зміни в спосіб життя, участь деяких пацієнтів в групах підтримки привела до приблизно 8-кратного збільшення довгострокової прихильності здоровішим звичкам.
Заплануйте відпочинок
Ми не машини, і перевтома призводить до неефективності. У професійному спорті відпочинок не просто так же важливий, як і тренування: він – частина тренувальної програми.
Це відноситься до будь-якого аспекту життя : в 2012 році журналіст Сара Робінсон вивчила дослідження по цій темі за 150 років і з’ясувала, що коли ви долаєте відмітку о 60 годині в тиждень, завдання, на виконання яких була потрібна година, починають віднімати в два рази більше часу.
Як це правильно використати? Я прийняв за правило виділяти час на відпочинок у своєму календарі, і я поважаю ці слоти разом з іншими.
Зосередьтеся на досягненні своїх щоденних і щотижневих цілей і не переживайте з приводу більших цілей
Кращі звички – це ті, які ви можете підтримувати. Успіх – це не завершити один ідеальний раунд, а повертатися до практики кожного тижня.
Дотримуючись цих невеликих практик, ви менше турбуватиметеся про свої довгострокові прагнення (це може викликати “параліч” при рішенні великих цілей) і більше думати про виконання найближчих завдань. Таким чином, ви можете бути упевнені, що ваші щоденні і щотижневі підпрограми приведуть вас до великих цілей з часом.
Не витрачайте надто багато часу на роздуми про процес. Річ у тому, що ми не можемо бути творчими або продуктивними, якщо регулярно сумніваємося в собі і увесь час намагаємося знайти ідеальний робочий процес.
Ця стаття – про мій підхід, що народився після декількох років самостійних експериментів і допомоги іншим на цьому шляху. Я рекомендую спробувати різні альтернативи і настроїти свій власний щотижневий процес. Заздалегідь відмовіться від досконалості, зосередьтеся на тому, що дозволяє прогресувати саме вам, і дотримуйтеся системи, яка працює!